Cómo tratamos y protegemos sus datos personales
En SOCIETAS MX acompañamos a personas y organizaciones en asuntos jurídicos, corporativos, regulatorios y de cumplimiento. Ese trabajo suele comenzar con una consulta breve y, si la relación avanza, puede requerir información profesional, documentación corporativa, datos fiscales o materiales de trabajo. Este aviso explica ese recorrido: qué información recibimos, para qué la usamos, cuándo puede intervenir un tercero y qué decisiones conserva usted sobre sus datos.
Utiliza comercialmente el nombre SOCIETAS MX.
Primera Privada de Calle Cinco, Manzana 5, Lote 10, colonia Pantitlán, alcaldía Iztacalco, C.P. 08100, Ciudad de México.
www.societas.mxA quién acompaña este aviso
Este documento se dirige a quienes visitan nuestro sitio, solicitan información o una propuesta, contratan o reciben servicios, participan en reuniones o capacitaciones, representan a clientes o proveedores, o colaboran con nosotros en un proyecto. La información que necesitamos cambia según la etapa de la relación; por ello no todos los datos descritos más adelante se recaban en todos los casos.
También es importante distinguir nuestro papel. Cuando decidimos para qué se usan los datos, SOCIETAS MX actúa como responsable. Si un cliente nos permite acceder a expedientes, sistemas o documentos y los tratamos únicamente bajo sus instrucciones, actuamos como persona encargada. En ese supuesto, el cliente sigue siendo responsable y su aviso de privacidad define las finalidades del tratamiento.
Cómo recibimos su información
El primer contacto suele ocurrir por el formulario del sitio, correo, teléfono, videollamada, mensajería o una reunión. En esa etapa normalmente basta con conocer su nombre, datos de contacto, empresa o institución, cargo, sector, tema de interés y el contenido de su mensaje. El sitio también genera datos técnicos básicos, como dirección IP, navegador, dispositivo, fecha de acceso y registros de seguridad.
Si la conversación se convierte en una propuesta, contratación o proyecto, podemos solicitar información adicional. Siempre procuraremos que guarde relación con el servicio y podrá comprender:
Nombre, firma, domicilio, correo, teléfono, fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, CURP, RFC, identificación oficial y firma electrónica, cuando resulten necesarios.
Empresa o institución, cargo, funciones, experiencia, profesión, cédula, certificaciones, poderes, facultades y calidad con la que comparece.
Estructura de propiedad, participación societaria, datos de beneficiario controlador, contratos, trámites, registros, procedimientos, requerimientos y antecedentes relacionados con el encargo.
Constancia y domicilio fiscal, régimen y uso de CFDI, datos de facturación, cuentas para pagos o devoluciones, comprobantes de pago y datos patrimoniales indispensables para el proyecto.
Agenda, comunicaciones, asistencia, evaluaciones, constancias, solicitudes de soporte, materiales y evidencia de participación.
La información puede provenir directamente de usted o, cuando exista una razón legítima, de clientes, representantes, empleadores, contrapartes, referencias profesionales, autoridades, fedatarios y fuentes de acceso público. Si nos proporciona datos de otra persona, deberá contar con una base legítima para hacerlo, compartir únicamente lo necesario y hacerle saber que puede consultar este aviso.
No solicitamos datos personales sensibles a través del formulario público ni para el contacto comercial ordinario. Por favor no incluya información sobre salud, origen racial o étnico, creencias religiosas, opiniones políticas, afiliación sindical, preferencia sexual o datos biométricos.
Si un asunto excepcional exige tratar información sensible, explicaremos previamente la categoría y la finalidad, limitaremos su uso a lo indispensable y recabaremos el consentimiento expreso y por escrito cuando la ley lo requiera.
Para qué usamos los datos a lo largo de la relación
Cuando recibimos una consulta
Usamos los datos iniciales para confirmar quién se comunica con nosotros, responder la solicitud, comprender la necesidad y determinar si podemos atenderla. Cuando corresponde, también evaluamos el alcance, los tiempos y las condiciones de una propuesta, y realizamos revisiones de conflicto de interés, integridad y riesgo para prevenir suplantación, fraude o uso indebido de los servicios.
Si formalizamos la relación
La información nos permite verificar identidad, representación y facultades; preparar y negociar propuestas, contratos, convenios u órdenes de trabajo; y organizar reuniones, calendarios, accesos y canales de comunicación. También la utilizamos para emitir comprobantes fiscales, administrar pagos, devoluciones y cobranza, y cumplir obligaciones contables y fiscales.
Mientras prestamos el servicio
Durante el proyecto tratamos la información necesaria para prestar consultoría jurídica, corporativa, regulatoria, de cumplimiento y PLD/FT; realizar auditorías y capacitaciones; gestionar documentos; acompañar trámites ante autoridades; y brindar soporte de las herramientas contratadas. Esto incluye dar seguimiento a solicitudes, elaborar entregables, controlar la calidad y mantener la continuidad y seguridad de nuestros sistemas. En actividades de capacitación podemos registrar asistencia, aplicar evaluaciones y emitir constancias.
Al concluir el encargo
El cierre del servicio no siempre implica la eliminación inmediata de la información. Podemos conservarla para documentar el trabajo realizado, atender aclaraciones, cumplir obligaciones legales o contractuales, responder requerimientos de autoridad y ejercer o defender derechos. Al terminar los plazos aplicables, los datos se suprimirán o se disociarán de manera segura.
Comunicaciones opcionales y consentimiento
De manera separada del servicio, y únicamente si usted lo autoriza mediante una casilla u otro mecanismo expreso, podremos enviar boletines, alertas regulatorias, invitaciones, contenidos e información sobre nuestros servicios. La misma autorización podrá comprender encuestas de satisfacción y estadísticas comerciales o de uso, que procuraremos presentar de forma agregada o disociada.
Negarse a estas finalidades no afecta la atención de una consulta ni la prestación de un servicio. Puede retirar su autorización en cualquier momento escribiendo a contacto@societas.mx con el asunto BAJA DE COMUNICACIONES COMERCIALES; el retiro surtirá efectos hacia el futuro.
Para los datos personales ordinarios, el consentimiento podrá ser tácito cuando este aviso se haya puesto a su disposición y usted no manifieste oposición, salvo que la ley exija otra forma. Los datos financieros o patrimoniales se tratarán con consentimiento expreso cuando resulte exigible.
La sola navegación por el sitio no equivale a consentir el tratamiento de datos financieros, patrimoniales o sensibles. Cuando el tratamiento sea necesario para cumplir una obligación derivada de una relación jurídica o se actualice otra excepción legal, se aplicará la base correspondiente.
Cuando intervienen otras personas
SOCIETAS MX no vende, renta ni comercializa datos personales. En ocasiones, sin embargo, un servicio no puede completarse sin la participación de terceros. Podemos comunicar información a autoridades administrativas, fiscales, regulatorias, judiciales o de procuración de justicia para atender una obligación o requerimiento; a fedatarios y registros públicos para formalizar actos solicitados; a instituciones financieras y prestadores de pago para gestionar cobros, pagos o devoluciones; y a terceros cuya intervención sea necesaria para cumplir un contrato, mantener la relación jurídica o ejercer o defender un derecho.
Estas transferencias se realizarán en los casos permitidos por la ley. Si alguna transferencia requiere su consentimiento y no está prevista en este aviso, lo solicitaremos antes de llevarla a cabo.
Para operar también podemos apoyarnos en proveedores de hospedaje, correo, nube, colaboración, firma electrónica, gestión de proyectos, soporte, facturación y seguridad. Estos proveedores pueden encontrarse en México o en otros países y actúan por cuenta de SOCIETAS MX, bajo instrucciones y obligaciones de confidencialidad, seguridad y uso limitado a la prestación contratada.
Cómo cuidamos y conservamos la información
Aplicamos medidas administrativas, físicas y técnicas razonables para reducir el riesgo de daño, pérdida, alteración, destrucción, acceso o uso no autorizado. El acceso se limita a las personas que lo necesitan para su función y tanto nuestro personal como los proveedores con acceso están sujetos a deberes de confidencialidad.
Conservamos los datos durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades explicadas y, después, durante los periodos de bloqueo, prescripción, defensa y conservación que resulten de las disposiciones fiscales, mercantiles, civiles, profesionales, contractuales o regulatorias aplicables. Cumplidos esos periodos, la información se elimina o disocia de forma segura.
Nuestro sitio y nuestros servicios profesionales no están dirigidos a personas menores de edad. Si advertimos que recibimos datos de una persona menor sin la intervención válida de quien ejerza la patria potestad o tutela, suspenderemos su tratamiento y los eliminaremos cuando legalmente proceda.
El control sobre sus datos permanece en sus manos
Usted o su representante puede solicitar acceso a sus datos, pedir que se corrijan, solicitar su cancelación u oponerse a un uso determinado. También puede revocar el consentimiento cuando el tratamiento dependa de éste y pedir que limitemos comunicaciones o divulgaciones no necesarias.
Solicitud de acceso, rectificación, cancelación u oposición
Para iniciar una solicitud ARCO, envíe un correo a contacto@societas.mx con el asunto SOLICITUD ARCO, o presente un escrito en nuestro domicilio.
Incluya:
- Su nombre y un correo, domicilio u otro medio para recibir notificaciones.
- Un documento que permita acreditar su identidad y, si actúa mediante representante, los documentos que acrediten la identidad de ambos y la representación.
- Una descripción clara de los datos relacionados con la solicitud.
- El derecho que desea ejercer y, si solicita rectificación, la corrección requerida y los documentos que la sustenten.
- Los datos que faciliten localizar la información, como proyecto, servicio, fecha o persona de contacto.
Puede iniciar el trámite por correo sin adjuntar una identificación completa; le indicaremos un medio razonablemente seguro para verificar su identidad antes de entregar, rectificar, cancelar o bloquear información.
Comunicaremos nuestra determinación dentro de los veinte días siguientes a la recepción. Si la solicitud resulta procedente, la haremos efectiva dentro de los quince días siguientes. Ambos plazos podrán ampliarse una sola vez por un periodo igual cuando las circunstancias lo justifiquen. El acceso se entregará preferentemente en formato electrónico, salvo que se solicite y proceda otra modalidad.
Revocación del consentimiento
Para revocar el consentimiento, escriba al mismo correo con el asunto REVOCACIÓN DE CONSENTIMIENTO e indique el tratamiento al que se refiere. La revocación no tiene efectos retroactivos y puede no aplicarse de inmediato cuando una obligación legal o contractual exija conservar o continuar el tratamiento.
Limitación de comunicaciones
Para limitar comunicaciones promocionales, solicite su inscripción en nuestro Listado Interno de Exclusión Publicitaria con el asunto LIMITACIÓN DE USO e indique el medio y el tipo de comunicación que desea limitar.
El sitio web y la actualización de este aviso
El sitio genera registros técnicos necesarios para funcionar, mantener la seguridad, diagnosticar errores y prevenir abusos. Las cookies estrictamente necesarias no pueden deshabilitarse desde el sitio sin afectar su operación, aunque pueden administrarse desde el navegador. Antes de activar cookies de analítica no esencial, publicidad, creación de perfiles o seguimiento entre sitios, habilitaremos un mecanismo visible para aceptarlas o rechazarlas y actualizaremos este aviso con la tecnología, los datos y la finalidad aplicables.
Los cambios a este aviso se publicarán en www.societas.mx/aviso-de-privacidad junto con la fecha de actualización. Si el cambio incorpora una nueva finalidad necesaria, datos sensibles o financieros adicionales, o una transferencia que requiera consentimiento, pondremos a disposición un nuevo aviso y obtendremos el consentimiento correspondiente antes de iniciar el nuevo tratamiento.
Si considera que su derecho a la protección de datos personales fue vulnerado, puede presentar la solicitud de protección que corresponda ante la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, en los términos y plazos de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares.